Каким способом вы делаете ЭТО?

Открыть новый счет, иначе никак. Или после получения денег выставлять дополнительный счет на разницу.

Старый закрыть.

У нас под ответственность менеджера. Штраф из его зарплаты

Это если отгрузка не прошла еще, а если прошла? и счет как правило не на конечного клиента, а на посредника, доплачивать никто не захочет, особенно, если постфактум это увидят через день-два.
Не понимаю как максимально эффективно организовать этот процесс

Спасибо! У нас руководство очень лояльно к менеджерами, но результатов постоянно не довольно, при этом ’менеджеры не виноваты’

Если закрыть старый р/сч, то никто не сможет на него оплатить. Будете выставлять новые и предупрежать (прописывать) срок оплаты по счету.

Аааа, это не реально, много долгосрочных контрактом договоров, отгрузка не всегда по предоплате, много дебиторов
Ну и это же не только текущая ситуация, по факту она всегда была, сегодня особо остро вылезла и хочется найти пути ее решения

Возвращайте деньги обратно, как ошибочный платеж. На всех счетах большими буквами действительно к оплате 2 банковских дня

Во избежание таких ситуаций в счёте прописывают ’ действителен на протяжении ...... дней’.

Ну, тогда не знаю. Если бы я столкнулась с таким, именно так бы и поступила. Если бы не было времени сделать додатки к договорам сразу, делали бы по факту обращения. Ведь когда оплата не пройдет, Вам обязательно позвонят, особенно если долгосрочные договора не на фиксированную отгрузку, а по предзаказу.

Только вручную, тупо проверять каждую оплаиу- отгрузку. Возможно написать программу, которая не позволит провести накладную если цена закупки больше цены отгрузки

а подскажите что за программа и кто пишет?
меня вот это и интересует

Выше писали счёт действительный 1 день, или пересчет по курсу валюты, т. Е. Привязка к валюте должна быть

Все прописано, нооо
Менеджерам лишь бы продать, у них мотивация от продаж, бухгалтерия за этим тоже не следит, да это и не реально отслеживать чисто физически. Получается замкнутый круг.
Тутт спасет только программа, чтобы машина не позволяла либо отгрузить, либо запустить заказ

Программисты, обратитесь в ту организацию которая вам предоставляет обновления бухгалтерской программы( к примеру 1с ’ лопань’, ’ крафт’, тэлур)

мы еще на 7ке работаем, они нас уже 2 года н могут на 8ку перевести
такая задача им точно не под силу(

У нас тоже 7. У знакомой 8, но там вечно какие то проблемы

В компаниях моих знакомых, где много ежедневно выставляется счетов , один сотрудник нанятый для этих целей, обычно и следит за этим , иногда и выставляет счета, делает разнос банка и расходные (это делается еще и для того, чтоб левых заказов у менеджеров не было). у нас счет действителен 1день, мы спокойно перезваниваем клиентам и просим доплатить разницу, так как привязка к валюте, и разница бывает существенная. там где счетов в день не много обычно это контролирует тот,кто первичкой занимается , помощник бух-ра или менеджера. Мои друзья менеджеры по продажам за этим обычно не следят.

Все компании уже давно разместили на своих счетах фактурах, что счет действителен в течении 3-n дней, это еще в 15 году при скачке курса стало обыденным.
Остальное на ответственности менеджера. Если его клиенты проплатили счет спустя оговоренный срок и закупки уже зашкаливают то:
1. возврат платежа и новый счет на другую сумму. Но у мнггих подписание счетов через руководтсво занимает не одну неделю.
2. доплачивают согласно новому счету, до тех пор отгрузки не делаем.

Конкретно по вопросу как быть с отгруженной сделкой отвечу: никак. Вы уже по итогам маржинальности сделки увидите что продали в меньший процент наценки, а в догонку кричать клиентам доплатите как то не але вообще.

Саму программу настроить можно, но я вам как человек занимавшийся закупками, ценообразованием и рентабельностью сделок могу сказать, что без корректировки закупочных цен по каждому поступлению, а это туча времени, это невозможно. Програмер 1С смог добиться такого только в 1С бухгалтерия и то по итогам отрузки: бухгалтер отслеживает, что бы не продавали дороже закупок.

В 8 версии есть функция пересчета инвойса по новым ценам, но для этого ценообразование должно быть уже скорректировано, а с этим тоже не просто - невозможно править номенклатуры на десятки тысяч позиций при каждом скачке. Я при ценообразовании закладывала всегда курс выше реального до 5%.

Корректно настроить эту прогу очень сложно. Если у вас есть складские запасы по старым закупкам, а уже были поступления по новым, то указать программе какие запасы, ранние или более поздние подороже, вы продает невозможно - она настроена методом фифо - брать запасы поступившие ранее. Так сама наоборот. Я купила товар при курсе 30 и он у меня завис на складе согласно закупке по курсу 30. Завтра курс 23 и я вынуждена снижать продажную цену для конкурентности моего предложения, и программа выдаст аларм.

у нас проблема еще больше - многокомпонентное производство производство под заказ

Бяда...
Я когда вела закупки под объект дрючила своих менеджеров, что б контролили оплаты по счетам. Самая жесть с теми кто на отсрочке. Многие мои поставщики в договорах прописывали взаимодействие при валютных колебаниях от 5% и выше ну и отсрочку забирали.

Какая у вас должность на фирме? Пробуйте влиять на руководство, что бы менеджерам прописать мониторинг рентабельности в должностную инструкцию. В конце концов от этого процента зависит все.

При производстве это нереальное, особенно когда разные постоянные издержки накладываются на разные продукты и разная наценка на разных продуктах. Рассказывать менеджерам всю систему ценообразования - гиблое дело.